Seminardetails
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Grundlagen und Anwendungen von Dokumentenmanagementsystemen - Effiziente Dokumentenverwaltung in der modernen Verwaltung

Kurs abgeschlossen
Seminarnr. 24-45373K
Datum Do. 06.06.2024
Uhrzeit 09:00 - 16:45 Uhr
Dauer 1 Tag
Seminarort VWA Baden in Karlsruhe
Gebühr 287,00 € (inkl. ME)
Teilnehmer 8 - 14

Zielgruppe

Praxisseminar für Mitarbeitende und Führungskräfte



Seminarbeschreibung

Die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen trifft auf Verwaltungen, die gut zwanzig Jahre Dokumentenerstellung und -verwaltung mit Hilfe von Office-Programmen und Windowsablagen hinter sich haben. Die Einführung von Arbeitsplatzcomputern hat die Arbeitsweisen in den Verwaltungen stark verändert. Schreibbüros, die handschriftliche Notizen oder Diktate in Schreibmaschinentext übertragen haben, sind verschwunden; die Textarbeit ist größtenteils zu den Sachbearbeitungen gewandert. Jetzt wo Dokumentenmanagementsysteme immer stärker um sich greifen, entsteht eine ähnliche Situation. Schrittweise wird die hybride Dokumentenarbeit beendet. Hybrid in dem Sinne, dass die Dokumente zwar digital erstellt und mit E-Mail transportiert werden, die zugrunde liegenden Abläufe aber immer noch der „Papierlogik“ unterliegen. Um die Vorteile der digitalen Systeme auszuschöpfen, braucht es ein Verständnis für deren Funktionsweise und der neuen Formen der Zusammenarbeit, die sie ermöglichen.


Im Seminar werden die Besonderheiten und Vorteile der Arbeit mit Dokumentenmanagementsystemen aufgezeigt. Anhand von Best Practices und Fallbeispielen erfolgreicher DMS-Implementierungen lernen die Teilnehmenden, wie man Fallstricke und Fehler bei der Einführung vermeidet. Mit Praxisübungen werden mögliche Vorgehensweisen bei der Anwendung bestehender Systeme erarbeitet. Die Methoden und Vorgehensweisen sind auf alle DMS anwendbar.


Zur Vorbereitung des Seminars wird im Vorfeld ein anonymer Fragebogen verschickt (das Ausfüllen ist freiwillig). Des Weiteren besteht die Möglichkeit, repräsentative Ausschnitte der Ordnerstruktur aus dem eigenen Arbeitsbereich mitzubringen (Screenshots), um im Seminar daran zu üben.



Inhalte

  • Dokumentenmanagement: Die üblichen Herausforderungen
  • Rechtliche Rahmenbedingungen, Aktenrelevanz, Dokumentenlebenszyklus
  • Akte – Vorgang – Dokument: In Vorgängen denken und arbeiten
  • Aktenpläne und Ablage nach Vorgängen
  • Besondere Dokumentenarten
  • Wie können Dokumentenmanagementsysteme helfen: Teamablage, Workflows,
  • virtuelle Akte, verzahnte Vorgänge
  • Scanprozess
  • Regeln und Vereinbarungen im Team
  • E-Akten-Projekte: Der Umstieg auf ein DMS als Teamprojekt
  • DMS ausschreiben




Referent

Dipl.-Ing. Peter Bauer

Der Referent arbeitet nebenberuflich als freier Berater und Trainer bei der Firma Common Sense Team für die Themen Projektmanagement und Prozessmanagement (klassisch und agil) sowie Dokumenten- und Vorgangsmanagement.

Hauptberuflich ist er Organisationentwickler bei der Stadt Karlsruhe.

Seit 2019 ist er Mitglied und seit 2023 Vorsitzender des Forums Agile Verwaltung e.V.


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Unsere Akademie

Die Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie Baden (VWA) ist eine renommierte Bildungseinrichtung mit Sitz in der Kaiserallee in Karlsruhe.

Sie widmet sich seit ihrer Gründung im Jahr 1927 der beruflichen Fort- und Weiterbildung von Fach- und Führungskräften aus Wirtschaft und Verwaltung und ist in Form eines gemeinnützigen Vereins organisiert.

Die VWA Baden bietet Formate in den Bereichen Verwaltung, Wirtschaft und Steuern an. Auch Querschnittsthemen wie Agilität und Digitalität, Rhetorik, Wissensmanagement, Quereinstieg in die Verwaltung und das berufsbegleitende Studium der Betriebswirtschaft finden sich im Portfolio.