Web-Seminar: Digitalisierung und KI in kleinen Kommunen wirksam steuern

Zielgruppe

Das Seminar richtet sich an Bürgermeister:innen, Verwaltungs- und Hauptamtsleitungen, Fachbereichsleitungen, Digitalisierungsbeauftragte sowie Mitarbeitende mit Steuerungs- oder Projektverantwortung in kleinen und mittleren Kommunen.

Seminarziel
Die Teilnehmenden erhalten einen praxisnahen Orientierungsrahmen, um KI- und Digitalvorhaben in ihrer Kommune realistisch zu bewerten und zu priorisieren. Sie lernen, zwischen dringenden Pflichtaufgaben, sinnvollen kurzfristigen Verbesserungen und langfristigen Entwicklungsthemen zu unterscheiden.

Zugleich entwickeln sie ein Verständnis dafür, welche organisatorischen Voraussetzungen, Rollen und Kommunikationsschritte für eine erfolgreiche Umsetzung erforderlich sind. Sie können eigene Vorhaben strukturierter planen und konkrete nächste Schritte für ihre Kommune ableiten.

Seminarbeschreibung

Digitalisierung ist für kleine Kommunen eine Daueraufgabe. E-Akte, Online-Dienste, Fachverfahren, digitale Zusammenarbeit, Informationssicherheit und Künstliche Intelligenz bieten Chancen, konkurrieren aber häufig gleichzeitig um knappe personelle und finanzielle Ressourcen.

Das Seminar zeigt, wie Kommunen ihre Digitalvorhaben wirksam steuern können, ohne für jedes Thema ein eigenes Projektteam oder eine umfassende Digitalstrategie zu benötigen. Im Mittelpunkt stehen nicht einzelne Werkzeuge, sondern die Fragen: Was entlastet den Verwaltungsalltag tatsächlich? Welche Vorhaben haben Vorrang? Was muss organisatorisch vor einer Einführung geklärt sein? Und wie gelingt es, Mitarbeitende bei Veränderungen mitzunehmen?

Die Teilnehmenden arbeiten mit praxistauglichen Priorisierungs- und Umsetzungsinstrumenten und übertragen die Inhalte auf ihre eigene kommunale Praxis.

Programm

• Digitalisierung als Führungs- und Organisationsaufgabe verstehen
• Typische Herausforderungen kleiner Kommunen: knappe Ressourcen, parallele Vorhaben und hohe Erwartungen
• Warum Digitalprojekte im Verwaltungsalltag ins Stocken geraten können
• Den digitalen Handlungsbedarf strukturiert erfassen
• Vorhaben realistisch priorisieren: Pflichtaufgaben, Quick Wins und strategische Entwicklungsthemen unterscheiden
• Ein einfaches Priorisierungsraster anwenden: Wirkung, Dringlichkeit, Aufwand, Voraussetzungen und Akzeptanz
• Digitalisierungsvorhaben sinnvoll zuschneiden und umsetzbar planen
• Ziele, Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren
• Mitarbeitende frühzeitig einbinden und mit Vorbehalten konstruktiv umgehen
• Kommunikation, Qualifizierung und fachliche Begleitung von Beginn an mitdenken
• Kleine Erfolge sichtbar machen und Erkenntnisse für weitere Vorhaben nutzen
• Transfer in die eigene Praxis: erster Umsetzungsfahrplan für ein konkretes Vorhaben

Methodik

Das Seminar verbindet kompakte fachliche Impulse mit Praxisbeispielen aus kleinen kommunalen Verwaltungsstrukturen. Die Teilnehmenden reflektieren ihre eigene Ausgangslage und arbeiten mit einfachen Priorisierungs- und Umsetzungsrastern.

Austausch, Diskussionen und angeleitete Übungen sorgen dafür, dass die Inhalte auf konkrete Vorhaben der eigenen Kommune übertragen werden können.

Voraussetzungen

Es sind keine besonderen Vorkenntnisse erforderlich. Hilfreich ist, wenn die Teilnehmenden ein aktuelles oder geplantes Digitalisierungsvorhaben aus ihrer Kommune als Praxisbeispiel einbringen können.

Technische Anforderungen

Für die Teilnahme am Online-Seminar werden ein internetfähiger Laptop oder PC, eine Kamera sowie ein Mikrofon empfohlen.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit über die VWA bis zu 7 Tage vor dem Seminar besondere Themenwünsche an Ursula Deck ursula.deck@vwa-baden.de zu schreiben. Der Referent wird diese nach Möglichkeit berücksichtigen.
Für das Seminar werden keine besonderen Unterlagen benötigt. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhalten das Seminarskript nach dem Seminar als PDF-Datei.

Referent

Reinhold Bayer
Fachbereichsleiter Bürgerservice und Steuerung in einer Gemeindeverwaltung

Chief Digital Officer mit Erfahrung in der Einführung digitaler Verwaltungsprozesse, elektronischer Aktenführung und KI-Anwendungen

Praxiserfahrung in Organisationsentwicklung, Personalentwicklung und Veränderungsprozessen in kleinen kommunalen Verwaltungsstrukturen

Nebenberuflich unterstützt er mit Bayer Kommunallösungen kleine Gemeinden dabei, KI-Potenziale realistisch einzuschätzen und geeignete organisatorische Voraussetzungen für deren Einführung zu schaffen.