Web-Seminar: Effizientes Arbeiten mit MS Outlook und OneNote – Vertiefung Das Power-Duo für Ihre Verwaltung (inkl. Microsoft Copilot)

Zielgruppe

Das Seminar richtet sich an alle Beschäftigten in der Verwaltung, die täglich mit MS Outlook arbeiten und ihre Büroorganisation durch digitale Helfer und moderne KI-Unterstützung noch effizienter gestalten wollen.

Seminarziel

Die Teilnehmenden erlangen umfassende Kenntnisse über das Zusammenspiel von MS Outlook und MS OneNote. Sie werden in die Lage versetzt, ihre täglichen Bürotätigkeiten zu strukturieren, Medienbrüche zu vermeiden und wertvolle Zeit zu sparen. Zudem erhalten sie einen praxisnahen Einblick in den ersten KI-Einsatz (Microsoft Copilot), um Routineaufgaben im Posteingang agil und zeitsparend zu bewältigen.

Seminarbeschreibung

Die Bürotätigkeit in der Verwaltung hat sich rasant verändert. Während die Kernaufgaben oft ähnlich bleiben, entwickelt sich die Technik dynamisch weiter. Viele Erleichterungen des Microsoft-365-Universums liegen im Detail und sind im Alltag oft unbekannt.

Dieses Seminar zeigt Ihnen, wie Sie Outlook über den Standard hinaus optimal nutzen und mit OneNote zu einer zentralen Steuerungseinheit verknüpfen, von der perfekten Postfachorganisation bis zum digitalen Protokoll. Als modernes Extra werfen wir einen Blick auf die KI-Unterstützung durch Microsoft Copilot, um Text- und Routineaufgaben noch schneller zu bewältigen. Dies sorgt für strukturiertere Abläufe, eine leichtere Stellvertretung im Team und mehr Gelassenheit im Arbeitsalltag.

Programm

MS Outlook, die Effizienz-Zentrale
Hier gehen wir weit über den einfachen Mailversand hinaus und optimieren Ihre Arbeitsumgebung:

• Optimale Grundeinstellungen und Ansichten (mehr als nur den Standard nutzen)
• Strukturierte Nachrichtenverwaltung, Ablage und intelligente Archivierung
• Suchzeile und Suchordner effektiv einsetzen
• Automatisierung im Postfach: Regeln definieren und Quicksteps nutzen
• Professionelles Aufgabenmanagement: Nachverfolgung, Wiedervorlage und Kategorien
• Kalender-Ansichten für die Teamorganisation optimal einstellen

MS OneNote, das digitale Notizbuch für die Verwaltung
Struktur statt Zettelwirtschaft und alle Informationen immer griffbereit:

• Strukturierung: Notizbücher, Abschnitte und Seiten logisch aufbauen

• Sitzungen effizient vorbereiten: Besprechungsdetails inklusive Teilnehmerlisten nach OneNote exportieren
• Medienbrüche vermeiden: Outlook-Aufgaben direkt in OneNote erstellen und synchronisieren
• Teamarbeit: Notizbücher gemeinsam nutzen und Zugriffsberechtigungen verwalten

Microsoft Copilot, ihr nützlicher KI-Assistent
Ein kompakter Einblick in die KI-Unterstützung am Beispiel von Outlook:

• Was ist der Copilot und wie unterstützt er den Verwaltungsalltag?
• Lange E-Mail-Verläufe blitzschnell zusammenfassen
• Effizientes Verfassen und Formulieren von E-Mails mit KI-Unterstützung
• Der Copilot als persönlicher E-Mail-Coach für den passenden Tonfall

Hinweis

Dieses Web-Seminar versteht sich als echte Praxis-Werkstatt und als interaktives Mitmach-Seminar, das von praktischen Übungen sowie dem gegenseitigen Austausch zwischen Ihnen, dem Trainer und den anderen Teilnehmenden lebt. Für die erfolgreiche Teilnahme benötigen Sie daher einen ruhigen Raum ohne Ablenkungen.

In der Teilnahmegebühr ist folgendes digitales Nachschlagewerk inbegriffen: Microsoft 365 Outlook – (inklusive Copilot) von Ortun Grill

Referent

Rolf Dreier

Dipl.-Betriebswirt (FH), begleitet seit mehr als 20 Jahren Initialisierungs- und Veränderungsvorhaben als Gründer, Geschäftsführer, Projektleiter und Berater.

Er verfügt über innovative Erfahrungen im Umfeld von Digitalisierung und Transformation sowie dem Aufbau und der Leitung von Digital Units in der privaten und öffentlichen Verwaltung.