VWA-Blog//Sprints, Low Fidelity, ChatGPT, Kanban-Board – und die Verwaltung so: Hä?

Wie kann die Verwaltung von morgen effizienter und kundenorientierter gestaltet werden? Und was kostet es?

Die Digitalisierung kann die Arbeitsweise der Verwaltung mit vielen standardisierten Abläufen und Automatisierungspotential (und ja, angesichts des Fachkräftemangels muss hier auch von zukünftigem Automatisierungszwang gesprochen werden) grundlegend verändern und gleichzeitig die Zusammenarbeit mit der Bevölkerung erheblich verbessern. Zentral für diese neue Ausrichtung ist digitales Know-How, die richtigen Tools und ein ausgeprägtes Selbstverständnis der Verwaltung als Dienstleisterin für die Bürgerinnen und Bürger. Dafür müssen ein Kulturwandel und die agilen Methoden des Projektmanagements her.

Warum scheint die Verwaltung oft so unflexibel und träge in Bezug auf Digitalisierung? Ja, die Antwort ist komplex, aber wir können es auch kurz machen: Meist gibt es kein oder ein zu kleines Budget für Digitalisierungsprojekte. Doch sind große finanzielle Investitionen wirklich der einzige Weg sein, um die Verwaltung fit für die digitale Zukunft zu machen?
Die wichtigste Ressource, die Verwaltungen haben, sind ihre engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese können so geschult werden, dass agiles Denken und Handeln (unterstützt durch kleine günstige digitale Helfer wie Apps und KIs) in ihrem Arbeitsalltag eine Selbstverständlichkeit wird. Kleine Schritte in die Zukunft sind oft realistischer und effektiver als teure Soft- und Hardwarelösungen.

Warum ist eine funktionierende Verwaltung überhaupt wichtig? Eine funktionierende Verwaltung stärkt das Vertrauen in Staat und Demokratie und garantiert letzten Endes Frieden und Wohlstand. Wir wollen gemeinsam mit den Mitarbeitenden sicherstellen, dass unsere Verwaltungen dieser Verantwortung gerecht werden.
Können wir durch Digitalisierung Zeit und Ressourcen sparen? Ja, wir können. Durch den Einsatz passender Tools und die Automatisierung von Routineaufgaben können wir wertvolle Ressourcen schonen bzw. richtig nutzen.

Nochmal kurz und bündig für die vielbeschäftigten Entscheider*innen unter uns: Die Digitalisierung bietet enorme Chancen für eine effizientere und kundenorientiertere Verwaltung. Wir müssen agile Methoden nutzen, um kleine Schritte in die Zukunft zu machen und dabei die wichtigste Ressource, engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aktiv einbinden. Ein Umdenken ist notwendig, um von der Verwaltung zur gestaltenden Kraft zu werden. Eine funktionierende Verwaltung ist essenziell für das Vertrauen in Staat und Demokratie. Durch den gezielten Einsatz von digitalen Lösungen und das richtige Mindset können wir die Transformation vorantreiben und Zeit sowie Ressourcen sparen. Die Zeit für die Digitalisierung in der Verwaltung ist gekommen – nutzen wir sie, um effizienter und moderner zu arbeiten.

Wir glauben an nachhaltige Transformation! Der schnelle und zielorientierte Einsatz von digitalen Lösungen in Verbindung mit dem richtigen Mindset kann die Verwaltung grundlegend verändern.

 

(Und zwar schon im Februar 2024. Dann startet nämlich unter dem Motto „Wie schaffen wir es vom Verwalten ins Gestalten?“ unser neuer Praxislehrgang „Kommunale*r Digitalisierungskoordinator*in“ mit einer Präsenztagung, an die sich eine intensive Onlineaustauschphase anschließt. Dieser Pilotlehrgang ist bereits ausgebucht, aber bald gibt es auf unserer Website die neuen Termine für den nächsten Lehrgang ab Oktober 2024. Der Praxislehrgang wurde gemeinsam entwickelt vom Common Sense Team und der VWA Baden in Karlsruhe.)

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