Changemanagement für die Digitalisierung – Mitarbeitende mitnehmen, Widerstände abbauen, Umsetzung erleichtern

Zielgruppe

Das Seminar wendet sich an Führungskräfte, Projektleitungen, Digitalisierungs- und IT-Verantwortliche sowie Mitarbeitende in Verwaltungen, die Digitalisierungs-, KI- oder andere Veränderungsprojekte planen, steuern oder begleiten. Angesprochen sind insbesondere Personen, die neue digitale Abläufe, Fachverfahren, Tools oder Arbeitsweisen in Teams einführen und dabei Mitarbeitende gewinnen und beteiligen möchten.

Seminarziel
Die Teilnehmenden erfahren, wie Digitalisierungs- und KI-Projekte durch projektbegleitendes Changemanagement leichter umgesetzt werden können. Sie lernen, typische Sorgen, Vorbehalte und Widerstände von Mitarbeitenden einzuordnen, Veränderung verständlich und wertschätzend zu kommunizieren, Beteiligung zu ermöglichen und Motivation für neue digitale Abläufe und Tools aufzubauen. Ziel des Seminars ist ein praxisnaher Change-Werkzeugkoffer, der unmittelbar in der eigenen Arbeitsumgebung beziehungsweise in laufenden Digitalisierungsprojekten einsetzbar ist.

Seminarbeschreibung

Digitalisierung und neuerdings auch der Einsatz von KI verändern in Verwaltungen nicht nur Technik. Neue Fachverfahren, digitale Workflows, E-Akten, Automatisierung oder KI-gestützte Werkzeuge verändern Arbeitsweisen, Prozesse, Rollen und Kommunikation. Kurz: Jedes Projekt bringt Veränderungen für die Mitarbeitenden mit sich. Die Veränderung gut zu begleiten entscheidet, ob ein Projekt im Alltag ankommt: Mitarbeitende müssen verstehen, warum sich etwas verändert, was auf sie zukommt und wie sie die neuen Lösungen sinnvoll nutzen können.

Während Projektmanagement Ziele, Ergebnisse, Ressourcen, Termine und das Vorgehen strukturiert, ergänzt Changemanagement diese Perspektive um den Blick auf Akzeptanz, Kommunikation, Beteiligung, Lernen und den Umgang mit Unsicherheit oder Widerständen.

Das Seminar zeigt, wie Changemanagement und Projektmanagement zusammenwirken können, um die Umsetzung digitaler Vorhaben zu erleichtern. Die Teilnehmenden lernen, Mitarbeitende frühzeitig mitzunehmen, Sorgen und Vorbehalte ernst zu nehmen, Beteiligung statt Widerstand zu fördern und kleine Erfolge sichtbar zu machen. So wird Changemanagement zu einer praktischen Unterstützung, damit neue digitale Abläufe, Tools und Arbeitsweisen nicht nur eingeführt, sondern auch angenommen und genutzt werden.

Programm

• Digitalisierung als Veränderungsprojekt: Warum Technik allein nicht reicht
• Projektmanagement und Changemanagement: zwei Perspektiven für die erfolgreiche Umsetzung
• Motivation für neue digitale Abläufe, Fachverfahren, Tools und KI-Anwendungen fördern
• Mitarbeitende mitnehmen und beteiligen: typische Sorgen und Vorbehalte
• Mit Widerstand umgehen: Widerstand verstehen und konstruktiv verwenden
• Rollen im Veränderungsprojekt: Führung, Projektleitung, IT, Fachbereich und Multiplikatorinnen/Multiplikatoren
• Methoden des Changemanagements für Digitalisierungsprojekte (u.a. Change-Canvas, Systemische Aufstellung)
• Kleine Erfolge sichtbar machen, verstärken und in den Projektalltag übertragen

Methodik

Im Seminar werden die Themen anhand kurzer Inputs, Praxisbeispiele aus Digitalisierungs- und KI-Projekten sowie Übungsaufgaben vermittelt. Daneben gibt es Raum für Diskussion, Fragen und Beispiele der Teilnehmenden.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit über die VWA bis zu 7 Tage vor dem Seminar besondere Themenwünsche an Ursula Deck ursula.deck@vwa-baden.de zu schreiben. Der Referent wird diese nach Möglichkeit berücksichtigen.
Für das Seminar werden keine besonderen Unterlagen benötigt. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhalten das Seminarskript nach dem Seminar als PDF-Datei.

Referent

Peter Bauer
Er arbeitet seit 10 Jahren als freier Berater und Trainer in den Themen Projekt- und Prozessmanagement (klassisch und agil), Changemanagement, Künstliche Intelligenz sowie Dokumenten- und Vorgangsmanagement.

Hauptberuflich ist er seit 2002 bei der Stadt Karlsruhe beschäftigt. Rund zehn Jahre war er als Informations- und Kommunikationskoordinator (IuK) in einem Fachamt tätig und hat dort IT-Themen aus der Perspektive der Fachverwaltung begleitet. Von 2013 bis 2023 war er Organisationsentwickler und seit 2024 arbeitet er im Bereich Change Management mit Schwerpunkt Projektmanagement. Dadurch kann er im Seminar beide Seiten beleuchten: die IT-Perspektive ebenso wie organisatorische Anforderungen und Fachamtsbedarfe – und die Inhalte sehr praxisnah an Beispielen aus der Verwaltung vermitteln.

Seit 2019 ist er Mitglied und seit Januar 2023 Vorsitzender des Forums Agile Verwaltung e.V.

Sein zentrales Anliegen ist es, Methoden und Werkzeuge so zu vermitteln, dass sie von Seminarteilnehmerinnen und Teilnehmern unmittelbar eingesetzt werden können und im Verwaltungsalltag einen echten Nutzen bewirken.